Des documents lus, extraits et rangés au bon endroit.
Les informations dont l'entreprise a besoin arrivent souvent dans des PDF, des scans ou des pièces jointes. Quelqu'un doit les lire et les recopier avant que quoi que ce soit puisse avancer.
Des données utiles enfermées dans des documents
Factures fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, devis, contrats, justificatifs : une grande partie de l'activité passe par des documents. Ils arrivent par mail, par portail ou par courrier scanné, chacun avec sa mise en page.
Avant d'être utilisées, leurs données doivent être recopiées dans l'ERP, le logiciel comptable ou un tableur. Ce travail est répétitif, lent, exposé aux erreurs, et il retarde tout ce qui suit : paiement, livraison, facturation.
Comment c'est géré aujourd'hui
- Une boîte mail partagée où les pièces jointes s'accumulent avant d'être traitées.
- Une saisie manuelle, champ par champ, dans l'ERP ou le logiciel comptable.
- Un rapprochement entre facture, commande et livraison fait à l'œil, quand le temps le permet.
- Des documents égarés, traités deux fois ou retrouvés au moment d'une relance fournisseur.
Pourquoi ça coince
- Chaque émetteur a sa propre mise en page : les outils à modèle fixe cassent dès qu'un format change.
- Une OCR seule lit des caractères, pas un document : elle ne sait pas quel montant est le total, ni à quelle commande il se rapporte.
- Les erreurs de saisie se voient tard : au moment d'un paiement en double, d'un litige ou d'une clôture.
Ce qu'un système OMEGA peut faire
Le système reçoit les documents là où ils arrivent, comprend ce qu'ils contiennent, vérifie leurs données et les inscrit dans vos outils, en laissant à une personne les cas qui le demandent.
Selon votre situation, une partie seulement de ces capacités peut suffire.
- ConnecteENGINE
Réception depuis les boîtes mail, portails, dossiers partagés ou scanners. Connexion à l'ERP, au logiciel comptable et aux référentiels : fournisseurs, articles, commandes.
- AnalyseINTELLIGENCE
Classement de chaque document par type, extraction des champs utiles (émetteur, date, références, lignes, montants, TVA), puis contrôle : rapprochement avec la commande et la livraison, cohérence des totaux, détection des doublons. Chaque champ porte un niveau de confiance.
- ExécuteWORKFORCE
Saisie dans l'outil cible, archivage du document avec ses métadonnées, transmission d'un écart à la bonne personne. Les documents incomplets ou incertains passent par une validation humaine.
Technologies possibles
- OCR
- Transformer un scan ou un PDF image en texte exploitable.
- Modèles de langage et de vision
- Comprendre la structure d'un document et en extraire les champs, sans modèle préparé pour chaque émetteur.
- Règles de validation
- Vérifier les totaux, la TVA, les formats et les correspondances avec les référentiels.
- Connecteurs ERP et comptabilité
- Créer la pièce ou la ligne au bon endroit, par API ou import.
- Interface de vérification
- Montrer côte à côte le document et les champs extraits à la personne qui valide.
- Orchestration
- Suivre chaque document de sa réception à son intégration, journaliser les corrections.
Le choix des briques se fait après l'analyse de votre processus, pas avant. Notre architecture
À vérifier avant de lancer un projet
- Quels documents, en quel volume, et quelle part suit un format récurrent ? Un flux trop faible ou trop hétérogène ne justifie pas toujours un système.
- La qualité des documents est-elle suffisante ? Un scan flou ou une photo de travers dégrade la lecture.
- Les règles de contrôle sont-elles écrites : tolérances d'écart, cas de blocage, circuit de validation ?
- L'outil cible accepte-t-il une écriture automatisée, par API ou import ? Et qui valide avant qu'une donnée y soit inscrite ?
C'est précisément ce que nous vérifions pendant le premier échange.
Enjeux proches
- Processus administratifsConfier les saisies, relances et mises à jour entre outils à des agents encadrés, et garder la main sur ce qui engage l'entreprise.
- Contrôle & détection d'anomaliesContrôler toutes les lignes, pas un échantillon, et ne remonter que les écarts qui demandent une vérification.
- Automatisation CRMTenir le CRM à jour sans saisie manuelle : comptes rendus, enrichissement des fiches, relances et priorités préparés par des agents IA.
À lire aussi
- Agent IA ou automatisation classique : que choisir ?Règles déterministes ou agent qui interprète : comment choisir selon la tâche, le coût d'une erreur et le niveau de contrôle souhaité.
- Comment identifier les processus à automatiser en priorité ?Une méthode simple pour repérer, évaluer et classer les processus qui gagnent à être automatisés, en partant des frictions réelles.
On n'arrive jamais en rendez-vous avec une page blanche.
Décrivez votre besoin. Nous étudions votre activité avant d'échanger, puis nous prenons 45 minutes pour comprendre votre processus.
