Libérer vos équipes des ressaisies entre outils.
Une commande reçue par mail à ressaisir dans l'ERP, une relance à envoyer, une fiche à mettre à jour dans deux outils. Chaque tâche est simple. Leur accumulation occupe une partie de la semaine et laisse passer des erreurs.
Le back-office sert de passerelle entre des outils qui ne se parlent pas
Chaque outil couvre une partie de l'activité : l'ERP pour les commandes et les stocks, le CRM pour les clients, le logiciel comptable pour les écritures, la messagerie pour tout le reste. Entre eux, ce sont des personnes qui recopient, vérifient et transmettent.
Ces tâches demandent peu d'expertise, mais beaucoup d'attention. Elles reviennent chaque jour, s'accumulent en période chargée, et chaque ressaisie est une occasion d'erreur.
Comment c'est géré aujourd'hui
- Des commandes, bons ou demandes reçus par mail, puis ressaisis à la main dans l'ERP.
- Des relances clients ou fournisseurs envoyées quand quelqu'un y pense, à partir d'un tableur.
- Des rapprochements entre paiements, factures et commandes faits ligne par ligne en fin de mois.
- Une même information mise à jour dans deux ou trois outils, avec des écarts entre eux.
Pourquoi ça coince
- Les outils ne sont pas reliés : chaque passage de l'un à l'autre repose sur une personne.
- Les automatisations classiques cassent dès qu'un mail, un format ou un cas sort du modèle prévu.
- Le savoir-faire n'est écrit nulle part : la tâche s'arrête quand la personne qui la connaît est absente.
Ce qu'un système OMEGA peut faire
Le système relie vos outils, comprend les demandes qui arrivent sous forme libre, et exécute les tâches répétitives dans un périmètre défini. Ce qui engage l'entreprise passe par une validation.
Selon votre situation, une partie seulement de ces capacités peut suffire.
- ConnecteENGINE
Connexion à l'ERP, au CRM, au logiciel comptable et à la messagerie, par API quand elle existe. Les référentiels (clients, articles, fournisseurs) sont alignés pour qu'une même entité soit reconnue partout.
- AnalyseINTELLIGENCE
Lecture des mails et des pièces reçues, identification de la demande, extraction des champs utiles, rapprochement avec le bon client, la bonne commande, la bonne facture. Les cas ambigus sont signalés plutôt que devinés.
- ExécuteWORKFORCE
Des agents préparent la saisie, la relance ou la mise à jour, puis l'exécutent selon des règles écrites et des droits limités. Les écritures dans l'ERP et les envois à un tiers passent par une validation humaine, et chaque action est journalisée.
Technologies possibles
- Connecteurs et API
- Lire et écrire dans l'ERP, le CRM et la comptabilité, avec des droits limités au nécessaire.
- Lecture de documents (OCR)
- Extraire le texte des pièces jointes scannées ou en PDF.
- Modèles de langage (LLM)
- Comprendre une demande écrite librement, en extraire les champs, rédiger une relance.
- Agents IA
- Enchaîner les étapes d'une tâche, avec une liste d'outils et d'actions fixée à l'avance.
- Automatisation d'interface (RPA)
- Agir dans un logiciel qui n'a pas d'API, en dernier recours.
- Orchestration
- Déclencher les tâches, gérer les validations, journaliser chaque action.
Le choix des briques se fait après l'analyse de votre processus, pas avant. Notre architecture
À vérifier avant de lancer un projet
- Vos outils offrent-ils une API ou un export exploitable ? Sans accès en écriture, l'agent peut préparer une action, pas l'exécuter.
- La tâche est-elle assez fréquente et assez régulière pour s'écrire en règles ? Ce qui relève du jugement au cas par cas reste à une personne.
- Vos référentiels sont-ils fiables ? Un doublon de client ou d'article se propage plus vite quand la saisie est automatisée.
- Qui valide quoi ? Chaque action qui engage l'entreprise, comme une écriture comptable ou un envoi à un client, doit avoir un validateur désigné.
C'est précisément ce que nous vérifions pendant le premier échange.
Enjeux proches
- Traitement intelligent de documentsLire les factures, bons de commande et autres documents entrants, en extraire les données et les inscrire au bon endroit, avec contrôle avant validation.
- Automatisation CRMTenir le CRM à jour sans saisie manuelle : comptes rendus, enrichissement des fiches, relances et priorités préparés par des agents IA.
- Contrôle & détection d'anomaliesContrôler toutes les lignes, pas un échantillon, et ne remonter que les écarts qui demandent une vérification.
À lire aussi
- Agent IA ou automatisation classique : que choisir ?Règles déterministes ou agent qui interprète : comment choisir selon la tâche, le coût d'une erreur et le niveau de contrôle souhaité.
- Comment identifier les processus à automatiser en priorité ?Une méthode simple pour repérer, évaluer et classer les processus qui gagnent à être automatisés, en partant des frictions réelles.
On n'arrive jamais en rendez-vous avec une page blanche.
Décrivez votre besoin. Nous étudions votre activité avant d'échanger, puis nous prenons 45 minutes pour comprendre votre processus.
