Trouver la bonne réponse dans vos propres documents.
La réponse existe déjà quelque part dans l'entreprise : une procédure, un contrat, un échange de mails, une fiche technique. Le problème est de la retrouver, et de savoir si c'est la bonne version.
Le savoir de l'entreprise est éparpillé
Une entreprise accumule des années de documents : procédures, contrats, fiches produits, comptes rendus, historiques clients, emails, documentation technique. Ils sont répartis entre un serveur de fichiers, un drive, une messagerie, un logiciel métier et quelques personnes clés.
Quand une question se pose, il faut savoir où chercher, avec quels mots, et quelle version croire. Le plus souvent, on finit par demander à celui qui sait. Quand il n'est pas là, la question attend, ou reçoit une réponse approximative.
Comment c'est géré aujourd'hui
- Une recherche par nom de fichier ou par mot exact, qui ne trouve rien si le document emploie un autre terme.
- Des dossiers partagés rangés différemment selon les services et les années.
- Des questions envoyées par message à la personne qui connaît le sujet, toujours la même.
- Des documents en plusieurs versions, sans savoir laquelle fait foi.
Pourquoi ça coince
- La recherche par mot-clé ne comprend pas la question : elle renvoie une liste de fichiers à ouvrir un par un, pas une réponse.
- Le savoir dépend de quelques personnes : il s'absente avec elles, et part avec elles.
- Un outil qui ignore les droits d'accès est inutilisable : un contrat ou une fiche RH ne peut pas apparaître pour tout le monde.
Ce qu'un système OMEGA peut faire
Le système indexe vos documents là où ils se trouvent, répond aux questions en langage courant à partir de ces seuls documents, et indique d'où vient chaque réponse.
Selon votre situation, une partie seulement de ces capacités peut suffire.
- ConnecteENGINE
Connexion aux sources retenues (serveur de fichiers, drive, messagerie, logiciel métier, wiki), extraction du texte, découpage en passages et synchronisation des mises à jour. Les droits d'accès de chaque document sont repris tels qu'ils existent.
- AnalyseINTELLIGENCE
Recherche des passages pertinents par le sens de la question, pas seulement par ses mots, puis rédaction d'une réponse fondée sur ces passages, sources citées. Quand aucun passage ne répond, le système est réglé pour le dire plutôt que de compléter de lui-même.
- ExécuteWORKFORCE
Réponse dans l'outil où la question est posée, brouillon de réponse client préparé à partir de la documentation, signalement des questions restées sans réponse. Rien ne part à l'extérieur sans relecture.
Technologies possibles
- Connecteurs
- Lire les documents dans le drive, la messagerie ou le logiciel métier, et suivre leurs mises à jour.
- Extraction de texte et OCR
- Rendre exploitables les PDF, les scans et les pièces jointes.
- Embeddings
- Représenter chaque passage par son sens, pour le retrouver même sans mot commun avec la question.
- Base vectorielle
- Stocker ces représentations et retrouver les passages proches d'une question.
- Modèles de langage (LLM)
- Rédiger la réponse à partir des seuls passages retrouvés, sources à l'appui : c'est le principe du RAG.
- Contrôle des accès
- Filtrer les passages selon les droits de la personne qui interroge, avant toute réponse.
Le choix des briques se fait après l'analyse de votre processus, pas avant. Notre architecture
À vérifier avant de lancer un projet
- Les sources sont-elles accessibles par un connecteur ? Vos règles de confidentialité autorisent-elles leur traitement par un modèle de langage, et dans quel hébergement ?
- La documentation est-elle à jour ? Le système répond à partir de ce qu'il trouve : un document absent, périmé ou faux donne une réponse fausse, même bien sourcée.
- Les droits d'accès actuels sont-ils justes ? Le système les applique tels qu'ils sont : trop larges aujourd'hui, ils le resteront dans les réponses.
- Sur quels sujets une réponse doit-elle être vérifiée par une personne avant usage, notamment en juridique, en contractuel ou pour ce qui part chez un client ?
C'est précisément ce que nous vérifions pendant le premier échange.
Enjeux proches
- Traitement intelligent de documentsLire les factures, bons de commande et autres documents entrants, en extraire les données et les inscrire au bon endroit, avec contrôle avant validation.
- Veille & détection d'opportunitésSurveiller en continu les sources qui comptent pour votre activité et ne remonter que ce qui demande une action.
- Processus administratifsConfier les saisies, relances et mises à jour entre outils à des agents encadrés, et garder la main sur ce qui engage l'entreprise.
On n'arrive jamais en rendez-vous avec une page blanche.
Décrivez votre besoin. Nous étudions votre activité avant d'échanger, puis nous prenons 45 minutes pour comprendre votre processus.
